رایج‎ترین انواع سیستم‎های اتوماسیون اداری

در دنیای دیجیتال امروزی، هیچ محدودیتی برای خودکارسازی فرایندهای تجاری وجود ندارد و با توجه به سرعت پیشرفت فناوری، آینده اتوماسیون واقعاً نامحدود است. برخی از سیستم‎های اتوماسیون اداری که ممکن است برای شما آشنا باشند عبارتند از:

نرم‎افزار اتوماسیون اداری دایا

نرم‎افزار اتوماسیون اداری تحت وب دایا، حدود 20 سال است که در حوزه تولید نرم افزارهای اداری فعالیت می‎کند. این سیستم در فرایندهایی زیر به خوبی عمل می‎کند:

• نامه نگاری

• بایگانی اسناد و مدارک

• طراحی و پرینت نامه اداری

• برخورداری از بخشی به نام اتوماسیون من

• داشتن کارتابل اتوماسیون ادارای

• استفاده از داشبورد مدیریتی نرم‎افزار

• ثبت نامه‎ها و تفکیک آن‎ها

• نمایش لیست پیوست‎ها

نرم افزار اتوماسیون اداری شما را قادر می‌سازد تا داده‌ها را از یک سیستم به سیستم دیگر بدون کمک انسان منتقل کنید. سازمان‌ها می‌توانند داده‌ها را با استفاده از ابزارهای اتوماسیون جمع آوری و مدیریت کنند. کسب و کارها می‌توانند بهره‌وری خود را با استفاده از چنین نرم‌افزارهایی بهبود بخشند. بهینه‌سازی روش‌های اداری با استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری، باعث صرفه جویی در تلاش و زمان انسان می‎شود.

نرم‎افزار اتوماسیون اداری فراگستر

این نرم‎افزار ظاهری ساده اما حرفه‎‎ای دارد که در ثبت اطلاعات، مکاتبات اداری، گردش نامه و مدیریت فعالیت‎‎های درون و برون سازمانی موثر است. به راحتی می‎تواند نامه‎های مختلف را بایگانی کند و از سرعت بسیار بالایی برخوردار است. این سیستم، هم‎چنین به دلیل اینکه رتبه 1 شورای عالی انفورماتیک را داراست، یکی از بهترین نرم‎افزار اتوماسیون اداری تحت وب است که راحتی را برای مدیران و کارمندان یک شرکت فراهم می‎کند.

نرم‎افزار اتوماسیون اداری چارگون

این سیستم نزدیک به دو دهه است که در حوزه ارائه راهکارهای موثر در فناوری اطلاعات فعالیت می‌کند. مهم‎ترین خدمات این سیستم عبارتنداز:

• پردازش اطلاعات

• ثبت داده‎ها

• انجام درست مکاتبات اداری

• مدیریت کارها

• صرفه‎جویی در هزینه و زمان کارمندان

• گردش نامه‎ها

این نرم‎افزار بیشتر در حوزه‎هایی چون، مالی، منابع انسانی، لجستیک و اتوماسیون اداری به فعالیت می‎پردازد.

نرم‎افزار اتوماسیون اداری پیوست

این سیستم نزدیک به سه دهه است که به طور کامل حوزه‎های مختلف سازمانی را با فعالیت‎های خود پوشش می‎دهد. مقیاس‎پذیری و انعطاف‎پذیری مهم‎ترین ویژگی این سیستم است. مهم‎ترین خدمات آن عبارتنداز:

• مدیریت کار در سازمان‎ها

• صرفه‎جویی در زمان و هزینه کارمندان و مدیران

• تسهیل فرایند کار

• انجام مکاتبات رسمی درون و برون سازمانی

• برخورداری از مقیاس‎پذیری و انعطاف‎پذیری

نرم‎افزار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم

این نرم‎افزار مبتنی بر وب است و از سال 1366 فعالیت خود را شروع کرده است. امکانات زیر از مهم‎ترین فعالیت‎های این سیستم هستند:

• مدیریت فرایندهای سازمانی

• انجام مکاتبات اداری به صورت دیجیتالی

• سهولت کاربری

• سرعت بالا

• برخورداری از امنیت بسیار بالا

مزایای بهترین نرم‎افزار اتوماسیون اداری تحت وب

به طور کلی، پیاده سازی فرآیندهای اتوماسیون اداری در سراسر محل کار مزایای بی‎شماری دارد. علاوه بر مزایای آشکار صرفه جویی در زمان و هزینه، گردش کار و کارایی را نیز بهبود می‎بخشد. در اینجا چهار مزیت بهترین نرم‎افزار اتوماسیون اداری تحت وب آورده شده است:

• ذخیره سازی داده‎ها بهبود یافته است

• کاهش هزینه‎های عملیاتی

• افزایش حفظ کارکنان

• افزایش ایمنی کارکنان

1. ذخیره سازی داده ها بهبود یافته است

دورانی که اسناد مهم در کمدهای بایگانی ذخیره می‎شد، مدت‎هاست گذشته است. ثبت دستی اسناد نه تنها پرکار و زمان‎بر است، بلکه مستعد خطای انسانی و سرقت است. همین امر در مورد ورود داده‎ها نیز صادق است. در عوض، ذخیره و پردازش تمام اطلاعات در یک دستگاه مبتنی بر ابر رمزگذاری شده، فرآیند ورود داده‎ها را خودکار می‎کند و از تمام اطلاعات حساس تجاری محافظت می‎کند. بعلاوه، کارمندان مجاز می‎توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند تا کار خود را در هر مکانی با اتصال به اینترنت امن انجام دهند.

2. کاهش هزینه‎های عملیاتی

معمولا پیاده‎سازی سیستم‎های اتوماسیون اداری مستلزم پرداخت یکباره و گاهی اشتراک ماهانه یا سالانه است. این به طور قابل توجهی کمتر از پرداخت حقوق به کارمندان برای انجام کارهای خسته کننده است. بنابراین، کارمندان می‌توانند در عوض بیشتر بر روی وظایف استراتژیک و سطح بالا تمرکز کنند و ROI شرکت را افزایش دهند.

3. افزایش حفظ کارکنان

کارمند می‎خواهد هوشمندانه ‎تر کار کند، نه سخت‎تر. با توجه به اینکه امروزه بسیاری از مشاغل نیازمند مدارک تحصیلی عالی هستند، کارمندان به دنبال کمک به دانش و خلاقیت بیشتری نسبت به کار یدی هستند. و اگر کارفرمایان برای انجام کارهای تکراری و پیش پا افتاده روی ابزارهای اتوماسیون اداری سرمایه گذاری کنند، کارمندان احساس خواهند کرد که زمان و مهارت‎های آنها ارزشمند است. به نوبه خود، آنها انتخاب می‎کنند که برای مدت طولانی در شرکت به کار ادامه دهند و نتایج عالی به دست آورند.

4. افزایش ایمنی کارکنان

وقتی صحبت از ایمنی می‎شود، سیستم‎های امنیتی الکترونیکی محافظت و شناسایی قوی‎تری نسبت به انسان‎ها ارائه می‎دهند. دستگاه‌هایی مانند سیستم‌های کنترل دسترسی ویدیویی و دوربین‌های امنیتی کار می‌کنند تا دائماً کارمندان و دارایی‌ها را ایمن نگه دارند.

نکات مهم درباره بهترین نرم‎افزار اتوماسیون اداری تحت وب

این واقعیتی است که به راحتی نمی‎توان آن را از دست داد، اما اتوماسیون در حال حاضر در همه شرکت‎ها گسترش یافته است. نرم‌افزاری که کمتر از روبات‌ها قابل مشاهده است و فرآیندهای تجاری وقت‌گیر را مدیریت می‌کند. این ابزارها فرصت‌های خوبی را در اختیار شما قرار می‌دهند تا وظایف اداری خسته‌کننده را به آن‎ها محول کنید و روی اقدامات با ارزش‌تر تمرکز کنید. برای پذیرش تغییر به جای دوری از آن، در اینجا نکات مهمی آمده است که بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب چه کاری می‎تواند برای شما انجام دهد و چگونه می‎توانید از آن بهره مند شوید.

امروزه نرم‌افزارهای تقویت شده مانند اتوماسیون اداری به میدان آمده‎اند. از طریق هوش مصنوعی و رابط کاربری کم کد، می‎توانید به راحتی فرآیندهای اتوماسیون کسب و کار خود را تعریف، استقرار و بهینه کنید. چه چیزی همه این سیستم‎های اتوماسیون اداری را گرد هم می‎آورد؟ همه آنها به شما کمک می‎کنند تا با خودکار کردن پردازش و انتقال داده‎های سازمان خود، در زمان انجام وظایف خود صرفه‎جویی کنید. ابزارهای قدرتمند اتوماسیون اداری به شما امکان می‎دهد:

• استخراج، تجزیه و تحلیل و انتقال داده‎های خود (اداری، عملیاتی، بازاریابی) از طریق یک فرآیند خودکار و بهینه.

• برنامه‎های مختلف خود مثل CRM و ایمیل را از طریق توالی‎های گردش کار مبتنی بر قانون وصل کنید.

• وظایفی را به کارمندان خود محول کنید و به آنها اجازه دهید در صورت لزوم در جریان باشند.

• فرآیندهای خودکار خود را از طریق ابزارهای تجزیه و تحلیل نظارت و بهینه سازی کنید.

سخن پایانی

در مجموع بهترین نرم‎افزار اتوماسیون اداری تحت وب در تمام بخش‌های فرآیند کسب و کار اداری، از منابع انسانی گرفته تا فروش، مدیریت، عملیات و فناوری اطلاعات قابل دستیابی است. در اینجا می‎توانیم به نرم افزار اتوماسیون اداری دایا اشاره کنیم که در تسریع و بهبود فرایندهای سازمانی بسیار موثر است و راحتی را برای مدیران و کارمندان فراهم می‎کند.